Dus je bent ingepland en het is bijna tijd om de telefoon op te nemen. Maar er zijn een paar dingen die je van tevoren kunt doen om je telefoontje te maximaliseren. Voorbereid zijn is van het grootste belang.

Zit je in het buitenland en wil je de Belastingdienst contacteren?
Klik dan hier >>> Belastingtelefoon Buitenland <<<

Volg deze stappen om beter voorbereid te zijn dan een welpscout.

Wees beknopt in je berichtgeving

Een goede communicatie bestaat uit luisteren en spreken. Formuleer je berichten nauwkeurig en maak het voor de ander gemakkelijker om naar je te luisteren. Denk na over wat het doel van het gesprek is en richt je communicatie op het bereiken van dat doel voordat je belt.

Het klinkt triviaal, maar als je niet tot het punt van je boodschap komt, dan zul je de capaciteit van de luisteraar terzijde schuiven – een psychologische stressrespons die de stroom van de dialoog verpest. In het ergste geval zal je tegenhanger je gesprek bestempelen als pure tijdverspilling.

Wees vriendelijk, en wees direct

Blaas niet zomaar iets uit, maar wees tegelijkertijd niet te timide. Je hebt een reden om te bellen. Daar gaat je tegenhanger toch van uit. Een klein gesprekje gaat ver. Door een kort “Hoe gaat het met je?” te zeggen of een persoonlijke verklaring als “Ik hoop dat je een geweldige vakantie hebt gehad met je familie!” toon je empathie en interesse zonder het risico te lopen jezelf te verliezen in eindeloze privĂ©verhalen.

De reden voor je oproep is zakelijk. Dus, op zijn laatst na een minuut moet je tot de kern van de zaak doordringen en de reden van uw telefoontje uitleggen. Trouwens, je moet vermijden om lastige vragen te stellen als “Is dit een slecht moment om te bellen voor jou?” Dit geeft jouw tegenhanger de indruk dat er niet echt een belangrijke reden is voor jouw telefoontje. Als jouw contactpersoon echt geen tijd heeft voor een gesprek, zal hij of zij het je ronduit vertellen of hij of zij neemt de telefoon niet op.

Test of je bericht begrepen is

Een telefoongesprek is niet zoals het schrijven van een masterscriptie. Toch moet je controleren of de overdracht van informatie werkt. Nodig jouw gesprekspartner uit om vragen te stellen over de inhoud van jouw gesprek. Als iemand geen spontane vragen heeft, heeft hij de neiging om te reflecteren wat er in zijn eigen woorden is gezegd – een perfecte manier voor jou om te controleren of jouw boodschap de persoon aan de andere kant van de lijn heeft bereikt.

Stilte vieren

Gesprekken zonder punten en komma’s zijn niet alleen uitputtend. Ze negeren ook een onderschat middel van de dialoog: de stilte. Enerzijds kan de inhoud van een gesprek zo emotioneel en verontrustend zijn dat we een moment van stilte nodig hebben voor een beetje ontspanning. Aan de andere kant is stilte waarschijnlijk ook de meest onderschatte onderhandelingstactiek.

Lees ook: 2 Voordelen van de prijzen op basis van abonnementen